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Newsartikel vom 20.05.2019 in Kategorie Publikationen

NEU! VNWI-AKTUELL Arbeitshilfen

Datenschutz Formularsammlung

Der VNWI hat für seine Mitglieder eine Datenschutz-Formularsammlung zusammengestellt. Sie erleichtert den Umgang mit personenbezogenen Daten und die Einhaltung der DSGVO-Pflichten insbesondere bei folgenden Sachverhalten:

  • Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen
  • Beauftragung von Handwerkern
  • Übersendung der Eigentümerliste
  • Weitergabe von Daten an potenzielle Nachmieter

Die PDF-Broschüre beinhaltet Vorlagen für klassische Situationen im Verwalteralltag.

Besonders die Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen durch bevollmächtigte Dritte stellt ein sensibles Datenschutzthema dar. Dritte (z.B. Kaufinteressenten/Mieter/Verwandte) sind gerade nicht Teil der Eigentümergemeinschaft. Hier hilft das Formular „Verpflichtung auf Vertraulichkeit - Datenschutzinformation bei Beleg-Einsichtnahme durch Eigentümer und Mieter“ weiter. Mit dem „Merkblatt Datenschutz“ kann außerdem erneut über die Pflichten der DSGVO informiert und sensibilisiert werden. Die Vorlage „Bearbeitungsvermerk“ erleichtert die Umsetzung der Dokumentationspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO.

Ein weiterer wichtiger Anwendungsfall ist die Weitergabe personenbezogener Daten in Zusammenarbeit mit Handwerksbetrieben und anderen Auftragnehmern. Hier werden regelmäßig Namen, Adressen und Telefonnummern ggf. E-Mailadressen ausgetauscht. Einen professionellen Umgang mit den personenbezogenen Daten der Bewohner unterstützen hier die Vorlage für eine „Verpflichtung auf Vertraulichkeit - Datenschutzinformation für Auftragnehmer“ sowie ein entsprechend abgestimmtes „Merkblatt Datenschutz - Auftragnehmer“.

Weiter enthalten sind ein Vorlagentext für die Übersendung der Eigentümerliste und ein Einwilligungsformular für die Weitergabe von Mieterdaten an potentielle Nachmieter. Anschauliche Nutzungshinweise vor den jeweiligen Formularen erleichtern deren Verwendung.

Die Arbeitshilfe steht im Mitgliederbereich des VNWI zum Download bereit.

Zur Datenschutz Formularsammlung »

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